LA TRANSFORMATION DIGITALE AUX SERVICES DES ÉQUIPES COMPTABLES
21 avril 2020
Sur nos projets, dans nos organisations, chez nos clients…nous avons une dizaine de Comités qui planchent sur la transformation digitale, nous conduisons des initiatives de transformation digitale, mais personne n’est capable d’expliquer ce que cela veut vraiment dire.
Pour IN2 consulting, cela désigne le fait d’adapter la stratégie et la structure d’une organisation pour saisir les opportunités qu’offrent les technologies numériques. Et, finalement, c’est ce que nous faisons tous depuis des décennies avec l’expansion progressive des ordinateurs, des machines-robots, des smartphones et aujourd’hui de l’intelligence artificielle.
La difficulté actuelle est dans la traduction de cette transformation en plan d’action concret, parlant pour les équipes métier. Au-delà des fonctionnalités, la conduite du changement auprès des utilisateurs est un enjeu critique, qui nécessite des expertises.
Nous en faisons actuellement l’expérience dans le cadre d’une de nos missions chez un grand acteur du transport, chez qui nous menons un projet de digitalisation complète du processus de clôture des comptes.
Le périmètre de dématérialisation du projet va du contrôle d’intégrité, de la justification des comptes, au lettrage et à la génération automatique d’OD comptable vers le centralisateur GL, en passant par la mise en place de workflow de certification des comptes et de pilotage des actions de clôture.
Tous ces processus actuellement réalisés principalement sous Excel, sont très hétérogènes et peu qualitatifs. C’est une gageure pour les managers de suivre l’avancement et la réalisation des travaux. Les comptables ont également le sentiment de répéter chaque mois des travaux sans valeur ajoutée, en profitant de peu d’effet d’expérience d’un mois sur l’autre.
La digitalisation de leurs actions de clôture, c’est-à-dire la numérisation de l’ensemble des processus papier ou humain existants (circuit de validation par exemple), a tout d’abord effrayé les comptables qui voyaient dans cette transformation la mise en place d’un outil de contrôle de leur activité par leur hiérarchie ; mais aussi et surtout la banalisation de leur travail et la remise en cause de leurs expertises.
L’intervention d’IN2 consulting a permis de démontrer que cette digitalisation ne venait pas remettre en cause leur savoir-faire, mais qu’elle leur apportait des gains et des pistes importantes d’optimisation : meilleure préparation des justifications de comptes, sécurisation du processus, harmonisation des procédures entre les pôles comptables, simplification des reportings, mutualisation des tâches…
Outre ces apports qualitatifs sur le processus de clôture des comptes, ce projet a également permis de démontrer la plus-value et les opportunités offertes par un processus totalement digitalisé. Dans un monde avec toujours plus de reporting et d’évaluation des risques, les comptables sont ravis de pouvoir s’appuyer sur un SI performant capable de leur fournir les informations clés en un temps record.
Notamment pour répondre aux obligations réglementaires nouvelles telle que la loi Sapin II. Le support numérique permet de répondre à ces enjeux et apporte sans doute les meilleures garanties de réponses aux exigences de transparence et de lutte contre la corruption. Sans parler du volet modernisation de la vie économique, qui fait partie intégrante de ces nouvelles solutions.
Le projet que nous avons mené sur la digitalisation des processus de clôture, a permis de faire émerger de nombreuses initiatives au sein des équipes métiers pour dénicher les travaux qui pourraient être automatisés. Entre autres, le RPA (Robot Process Automation) a désormais déferlé sur la Direction comptable au point d’être primé par leur pairs lors de conférences et de faire office de référence au sein du Groupe.
Ces projets sont des exemples concrets d’adaptation des méthodes en place pour saisir les opportunités qu’offrent les technologies numériques.
IN2 consulting est en capacité de conduire vos projets majeurs sur le sujet. Nous savons être force de proposition pour affiner la cible fonctionnelle et sécuriser le déploiement par étapes.